HandyCafe Docs
owner

Gider ve Envanter Nasıl Takip Edilir

HandyCafe Server, işletme giderlerini kaydetmek, tedarikçi dizininizi yönetmek ve envanter alımlarını takip etmek için araçlar içerir. Bu kılavuz, her bir iş akışını adım adım ele alır.

İşletme Gideri Nasıl Kaydedilir

Giderler, işletmenizin katlandığı her türlü maliyeti temsil eder. Kira, fatura, ekipman alımları, yazılım abonelikleri ve diğer tüm çıkış ödemelerini takip edin.

İhtiyacınız Olanlar

  • HandyCafe Server çalışıyor olmalı.
  • Yönetici veya sahip düzeyinde erişim.
  • Gider detayları: başlık, tutar, satıcı adı ve son ödeme tarihi.

Adımlar

  1. HandyCafe Server uygulamasının sol kenar çubuğunda Giderler'e tıklayın.
  2. Yeni bir gider kaydı oluşturmak için Ekle butonuna tıklayın.
  3. Gideri açıkça tanımlayan bir Başlık girin. Örneğin: "Elektrik Faturası - Nisan 2026."
  4. Yerel para biriminizde Tutar girin.
  5. Satıcı adını girin. Örneğin: "Şehir Elektrik Şirketi." Bu, ödeme yapmanız gereken işletme veya kişidir.
  6. Ödemenin yapılması gereken Son Ödeme Tarihi'ni ayarlayın. İsteğe bağlı olarak, gider zaten ödendiyse, Ödendi seçeneğini işaretleyin ve Ödeme Tarihi'ni girin. Kaydet'e tıklayın.

Beklenen Sonuç

Gider, gider listesinde görünür. Ödenmemiş giderler vurgulanır, böylece hangi ödemelerin beklemede olduğunu hızlıca görebilirsiniz. Toplam gider tutarı, finansal raporlamanıza dahil edilir.

Yaygın Hatalar

  • Açık ve açıklayıcı bir başlık girmemek. "Çeşitli" gibi bir başlık, aylar sonra giderleri incelerken size hiçbir şey söylemez. Spesifik olun.
  • Ödeme yaptıktan sonra ödeme durumunu güncellemeyi unutmak. Ödenmemiş bakiyeniz gerçekte olduğundan daha yüksek görünecektir.

Ödenmemiş Giderler Nasıl Görüntülenir

Henüz ödenmemiş giderleri hızlıca filtreleyin.

İhtiyacınız Olanlar

  • Sistemde kaydedilmiş en az bir gider.

Adımlar

  1. Giderler sayfasına gidin.
  2. Gider listesinin üst kısmındaki Ödenmemiş filtre sekmesine tıklayın.
  3. Liste artık sadece ödeme durumu işaretlenmemiş giderleri gösterir.

Beklenen Sonuç

Yalnızca ödenmemiş giderleri gösteren filtrelenmiş bir görünüm. Bu görünümü, yaklaşan ödemeleri önceliklendirip hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamak için kullanın.

Bir Gider Nasıl Ödenmiş Olarak İşaretlenir

Ödeme yaptığınızda, kaydı buna göre güncelleyin.

İhtiyacınız Olanlar

  • Sistemde mevcut bir ödenmemiş gider.

Adımlar

  1. Giderler sayfasına gidin.
  2. Ödediğiniz gideri bulun. Detay görünümünü açmak için üzerine tıklayın.
  3. Ödendi Olarak İşaretle butonuna tıklayın veya ödeme durumunu açın.
  4. Ödeme tarihi otomatik olarak bugüne ayarlanır. Gerçek ödeme farklı bir tarihte yapıldıysa, bunu ayarlayın.
  5. Değişiklikleri kaydedin.

Beklenen Sonuç

Gider, Ödenmemiş filtresinden Ödenmiş filtresine taşınır. Ödenmemiş bakiyeniz işaretlenen tutar kadar azalır.

Tedarikçi Nasıl Eklenir

Tedarikçiler, mal ve hizmet satın aldığınız işletmelerdir. Bir tedarikçi dizini tutmak, alımları doğru satıcıyla hızlıca ilişkilendirmenizi sağlar.

İhtiyacınız Olanlar

  • Tedarikçi iletişim bilgileri: ad, telefon, e-posta, adres.
  • İsteğe bağlı: ödeme koşulları, vergi kimlik numarası.

Adımlar

  1. Sol kenar çubuğunda Tedarikçiler'e tıklayın.
  2. Yeni bir tedarikçi kaydı oluşturmak için Ekle butonuna tıklayın.
  3. Tedarikçinin Adı'nı girin. Örneğin: "TechParts Toptan."
  4. Tedarikçide belirli bir iletişim kişiniz varsa, İletişim Kişisi adını girin.
  5. Telefon Numarası ve E-posta Adresi'ni doldurun.
  6. Tedarikçinin iş yeri Adresi'ni girin.
  7. İsteğe bağlı olarak, muhasebe kayıtlarınız için Ödeme Koşulları (örneğin "Net 30" veya "Fatura alındığında ödenecek") ve tedarikçinin Vergi Kimlik Numarası'nı girin.
  8. Kaydet'e tıklayın.

Beklenen Sonuç

Tedarikçi, tedarikçi dizininizde görünür. Artık envanter alımlarını kaydederken bu tedarikçiye referans verebilirsiniz.

Yaygın Hatalar

  • Hafif farklı isimlerle (örneğin "TechParts" ve "Tech Parts Toptan") yinelenen tedarikçi girişleri oluşturmak. Yeni bir tedarikçi eklemeden önce mevcut listeyi arayın.
  • İletişim alanlarını boş bırakmak. Yeniden sipariş vermeniz veya bir faturayı tartışmanız gerektiğinde bu bilgilere ihtiyacınız olacak.

Envanter Satın Alımı Nasıl Kaydedilir

Envanter alımları, kafe için satın aldığınız ürünleri takip eder. Bu, atıştırmalık barı için yiyecek ve içecekler, bilgisayar çevre birimleri, temizlik malzemeleri ve diğer fiziksel ürünleri içerir.

İhtiyacınız Olanlar

  • Sisteme zaten eklenmiş bir tedarikçi (veya bu süreçte bir tane ekleyebilirsiniz).
  • Satın alma faturası veya makbuzu.

Adımlar

  1. Sol kenar çubuğunda Envanter'e tıklayın.
  2. Yeni bir envanter kaydı oluşturmak için Ekle butonuna tıklayın.
  3. Tedarikçinin faturasından Fatura Numarası'nı girin. Bu, kaydı belirli bir satın alma belgesine bağlar.
  4. Açılır listeden Tedarikçi'yi seçin. Tedarikçi listede yoksa, önce onları eklemeniz gerekecek (yukarıdaki tedarikçi bölümüne bakın).
  5. Ürün Adı'nı girin. Örneğin: "Enerji İçeceği - 500ml" veya "USB Mouse."
  6. Ölçü birimini (örneğin "adet", "paket", "kutu" veya "kg") girin.
  7. Satın alınan Miktar ve bir birim için Birim Fiyatı girin.
  8. Sisteminiz birden fazla para birimini destekliyorsa Para Birimi'ni seçin.
  9. Satın almayı organize etmek için bir Kategori seçin (örneğin "İçecekler", "Donanım" veya "Malzemeler").
  10. Bu satın alımla ilgili lot numaraları, marka adları, son kullanma tarihleri veya diğer detaylar için Notlar ekleyin. Kaydet'e tıklayın.

Beklenen Sonuç

Envanter satın alımı, toplam maliyet otomatik olarak hesaplanarak (miktar çarpı birim fiyat) kaydedilir. Kayıt, tedarikçiye bağlanır ve raporlama için kategorize edilir.

Yaygın Hatalar

  • Toplam maliyeti birim fiyat alanına girmek yerine birim başına fiyatı girmek. 24 kutu için toplam 36 $ ödediyseniz, birim fiyat 1.50 $ olmalıdır, 36 $ değil.
  • Fatura numarasını atlamak. Onsuz, bir kaydı iade veya itiraz için orijinal satın alma belgesine izleyemezsiniz.

Ürün Stok Seviyeleri Nasıl Takip Edilir

Stok seviyeleri, sipariş sistemi üzerinden ürün sattıkça ve yeni envanter ekledikçe değişir.

İhtiyacınız Olanlar

  • Ürünler sayfasında yapılandırılmış ürünler.
  • Sistem üzerinden işlenen siparişler.

Stok değişikliklerinin nasıl çalıştığı

  • Satışta otomatik azalma: Bir kasiyer, bir ürünü içeren bir siparişi işlediğinde, sistem otomatik olarak o ürünün stok sayısını satılan miktar kadar azaltır.
  • Manuel ayarlama: Bozulma, kırılma, iade veya düzeltmeler için, Ürünler sayfasında ürünün stok sayısını doğrudan düzenleyin. Ürünler'e gidin, ürünü bulun ve miktar alanını güncelleyin.
  • Envanter alımlarından yeniden stoklama: Bir envanter alımını kaydettikten sonra, yeni tedariki yansıtmak için ilgili ürünün stok sayısını Ürünler sayfasında güncelleyin.

Mevcut stok seviyelerini kontrol etme adımları

  1. Sol kenar çubuğunda Ürünler sayfasına gidin.
  2. Ürün listesini inceleyin. Her ürün, mevcut stok miktarını gösterir.
  3. Düşük stoklu ürünler dikkat çekmek için vurgulanır.
  4. Herhangi bir ürüne tıklayarak, mevcut sayım ve son satış etkinliği dahil olmak üzere detaylarını görebilirsiniz.

Beklenen Sonuç

Stokta ne olduğunu ve neyin yeniden sipariş edilmesi gerektiğini net bir şekilde görün. Düşük seviyelere inmiş ürünler kolayca fark edilir.

Yaygın Hatalar

  • Atık veya kırılmayı kaydetmemek. Bir kutu soda düşüp satılamaz hale gelirse, stok sayısı manuel olarak azaltılmalıdır. Aksi takdirde, gerçek sayımınız sistem sayımıyla eşleşmez.
  • Bir sevkiyat aldıktan sonra stok güncellemeyi unutmak. Sistem yalnızca girilen envanteri bilir. Sistemde kaydedilmeyen fiziksel stok, bir uyumsuzluk yaratır.
  • Periyodik fiziksel sayımlar olmadan yalnızca otomatik azalmaya güvenmek. En iyi takip sistemi bile zamanla sapar. Haftalık fiziksel sayım yapın ve sistem numaralarıyla uzlaştırın.